Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Порядок проведения инвентаризации в казенном учреждении в 2024 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Срок введения новых правил инвентаризации, установленных ФСБУ 28/2023, – один из ключевых вопросов для предприятий. Новый стандарт начнет работать с 1 января 2023 года и затронет все компании, включая крупные корпорации и малые предприятия.
Инвентаризационная комиссия
Состав инвентаризационной комиссии учреждение утверждает самостоятельно. В пункте 2.3 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств рекомендуется включать в состав такой комиссии представителей администрации организации, работников бухгалтерской службы, других специалистов (например, экономистов).
Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.
Специалисты финансового ведомства считают, что участие работников бухгалтерской службы в инвентаризационной комиссии, наделенной полномочиями по инвентаризации финансовых активов и обязательств, является обязательным, так как ее участие обеспечивает предоставление информации, необходимой для проведения инвентаризации (Письмо Минфина РФ от 27.11.2014 № 02-06-10/60461).
Вместе с тем в более позднем письме (от 19.05.2020 № 02-07-10/41023) Минфин указал, что нормативные правовые акты, регламентирующие проведение инвентаризации, не содержат требований об обязательном наличии в составе инвентаризационной комиссии бухгалтера.
По мнению автора, решение о наличии бухгалтера в составе инвентаризационной комиссии находится в компетенции учреждения, а письма Минфина носят рекомендательный и разъяснительный характер.
Как работать с результатами инвентаризации
Если выявлены расхождения между фактическим наличием активов и сведениями о них в регистрах бухучета, то такие результаты нужно правильно квалифицировать. Для этого определяют:
- есть ли излишек активов;
- каков размер недостачи – в пределах, сверх норм естественной убыли и пр.;
- возможна ли продажа или использование поврежденных, испорченных активов (например, в качестве лома или при разборе на запчасти);
- есть ли пересортица;
- можно ли возместить недостачу, списать обязательства или дебиторскую задолженность (как сомнительную или безнадежную).
Результаты инвентаризации фиксируются на дату проведения процедуры в следующем порядке:
- Излишки активов включают в доходы по их балансовой стоимости (если это значение неизвестно, то по балансовой стоимости аналогичных активов).
- Недостачу относят на виновных лиц (при наличии оснований для возмещения), либо заносят в расходы по балансовой стоимости.
- Расхождения в суммах дебиторской задолженности и обязательств принимают к учету в суммах, которые отражены в подтверждающих документах.
- Расхождения в оценочных обязательствах, отложенных налоговых активах и обязательствах принимают к учету по суммам, которые можно подтвердить расчетами.
- В случае пересортицы зачет излишков или недостач возможен в исключительных случаях при соблюдении следующих условий: один период, одно материально ответственное лицо, активы одного наименования и в тождественных количествах.
Изменения в стандарте проведения инвентаризации
Введение нового стандарта ФСБУ 28/2023 по инвентаризации привнесет ряд изменений в процесс проведения данной процедуры.
В первую очередь в новом стандарте пересматривается определение значимых отклонений. Ими будут считаться те, которые могут оказать существенное влияние на финансовую отчетность организации и привести к неправильному пониманию финансового положения предприятия. Это позволит улучшить точность и надежность проводимой инвентаризации.
Другое важное изменение связано с расширением списка обязательных документов при проведении инвентаризации. От компаний потребуется предоставлять более подробную информацию о движении активов и обязательств за определенный период. Это позволит контролировать происхождение и использование активов более эффективно.
Новый стандарт устанавливает более жесткие требования и к проведению инвентаризации с использованием технологий. Теперь компаниям необходимо внедрять электронные системы учета и контроля, которые позволят автоматизировать процесс инвентаризации и обеспечить более точные результаты.
Еще одно значимое изменение связано с обязательным проведением независимой проверки результатов инвентаризации. Это позволит уменьшить вероятность возникновения ошибок и мошенничества при проведении данной процедуры. Независимая проверка будет осуществляться специализированными аудиторскими организациями.
Изменение стандартов по инвентаризации поможет повысить качество и достоверность полученных результатов. Обновленные требования помогут минимизировать риски ошибок и мошенничества, а также повысить доверие со стороны заинтересованных лиц. Руководителям организаций уже сейчас нужно начинать подготовку к внедрению нового стандарта и привести свои системы учета в соответствие с его требованиями.
Документальное оформление инвентаризации по новым правилам
С введением нового стандарта ФСБУ 28/2023 требования к документации при проведении инвентаризации были усилены и детализированы.
Одно из ключевых изменений – необходимость составления плана инвентаризации. План должен содержать информацию о целях и задачах инвентаризации, перечне объектов, подлежащих учету, а также порядке и сроках проведения процедуры. Это позволяет обеспечить структурированный подход к выполнению инвентаризационных работ.
Следующим важным аспектом является формирование акта инвентаризации. В новых правилах акт должен содержать детальную информацию о каждом объекте учета:
- наименование;
- характеристики;
- состояние и прочие данные.
Случаи и сроки инвентаризации
Обязательное проведение инвентаризации устанавливается законодательством Российской Федерации. Но каким бы актом законодательства не предусматривалось такая обязанность, инвентаризация должна проводиться по правилам ФСБУ 28/2023. Для целей бухгалтерского учета инвентаризация обязательна:
- при составлении годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности (экономический субъект вправе проводить инвентаризацию библиотечных фондов один раз в пять лет, иных основных средств – один раз в три года);
- при передаче (возврате) активов экономического субъекта, имущественного комплекса (за исключением обычной деятельности экономического субъекта) в аренду, управление, безвозмездное пользование, а также при отчуждении активов экономического субъекта;
- при смене работника, на которого возложена материальная ответственность;
- при смене руководителя коллектива (бригадира), при выбытии из коллектива (бригады) более 50 процентов его членов, а также по требованию одного или нескольких членов коллектива (бригады) (при коллективной (бригадной) материальной ответственности);
- при установлении факта утраты или порчи (повреждения) активов;
- в случае пожара, аварии, стихийного бедствия, а также иного бедствия, в результате которого сложилась чрезвычайная ситуация;
- при реорганизации организации, за исключением случаев реорганизации в форме преобразования;
- при ликвидации организации.
Порядок проведения инвентаризации в автономном учреждении
- правильности расчетов с работниками организации по заработной плате, подотчетными лицами;
- правильности расчетов с банками, финансовыми, налоговыми органами, внебюджетными фондами, другими организациями, а также со структурными подразделениями организации, выделенными на отдельные балансы;
- правильности и обоснованности числящейся в бухгалтерском учете суммы задолженности по недостачам и хищениям;
- правильности и обоснованности сумм дебиторской, кредиторской и депонентской задолженности, включая суммы дебиторской и кредиторской задолженности, по которым истекли сроки исковой давности.
- инвентаризационную опись ценных бумаг (ф. 0504081);
- инвентаризационную опись на счетах учета денежных средств (ф. 0504082);
- инвентаризационную опись задолженности по кредитам, кредитам, займам (ссудам) (ф. 0504083);
- инвентаризационную опись состояния государственного долга РФ в ценных бумагах (ф. 0504084);
- инвентаризационную опись состояния государственного долга РФ по полученным кредитам и предоставленным гарантиям (ф. 0504085);
- инвентаризационную опись (сличительную ведомость) бланков строгой отчетности и денежных документов (ф. 0504086);
- инвентаризационную опись (сличительную ведомость) по объектам нефинансовых активов (ф. 0504087);
- инвентаризационную опись наличных денежных средств (ф. 0504088);
- инвентаризационную опись расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (ф. 0504089);
- инвентаризационную опись расчетов по поступлениям (ф. 0504091);
- ведомость расхождений по результатам инвентаризации (ф. 0504092).
Учетная политика бюджетного учреждения: как составлять по новым требованиям
В части методов начисления амортизации в 2022 году учетная политика организации формируется по-новому. На выбор доступно три метода: линейный, пропорционально объему произведенной продукции и метод уменьшаемого остатка. В конце 2022 года необходимо провести инвентаризацию и определить, какой метод начисления амортизации подходит вашей компании.
- Экономический субъект самостоятельно определяет способ ведения бухучета независимо от других лиц. Исключение: филиалы и дочерние компании.
- Если положение по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» ведет к искажению бухгалтерской информации, то допустимо отступление от установленных норм, но это придется обосновать в УП.
- Если утвержденные нововведения можно применять с нового отчетного периода либо осуществить добровольный переход ранее, то при добровольном переходе необходимо отразить данное условие в бухотчетности.
- При формировании отчетности по МСФО организация должна применять федеральные стандарты. Если способ ведения бухучета, установленный ФС, противоречит МСФО, то организация вправе не применять данный способ, но следует обосновать это в УП.
Отражение в учете инвентаризационных разниц
При инвентаризации выявляется фактическое наличие активов и обязательств, которое сопоставляется с данными регистров бухгалтерского учета (п. 79 СГС «Концептуальные основы»).
Напомним, что согласно Указаниям № 52н, утвержденным Приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н, для казенных учреждений предусмотрены следующие формы для документального оформления проведения инвентаризации.
|
№ формы |
Наименование формы |
|
0504835 |
Акт о результатах инвентаризации |
|
0504082 |
Инвентаризационная опись остатков на счетах учета денежных средств |
|
0504086 |
Инвентаризационная опись (сличительная ведомость) бланков строгой отчетности и денежных документов |
|
0504087 |
Инвентаризационная опись (сличительная ведомость) по объектам нефинансовых активов |
|
0504088 |
Инвентаризационная опись наличных денежных средств |
|
0504089 |
Инвентаризационная опись расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами |
|
0504091 |
Инвентаризационная опись расчетов по поступлениям |
|
0504092 |
Ведомость расхождений по результатам инвентаризации |
Издание приказа о проведении инвентаризации
Процедура инвентаризации кассы организации начинается с издания ее руководителем приказа о проведении инвентаризационного мероприятия. Для этого можно использовать как самостоятельно разработанную и утвержденную организацией форму приказа, так и унифицированную форму № ИНВ-22, утв. постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88.
Решение об использовании самостоятельно разработанных или унифицированных форм документов необходимо зафиксировать в учетной политике организации. В любом случае такой приказ должен содержать следующую информацию:
- дату начала и дату окончания инвентаризации;
- место проведения инвентаризации;
- участки и объекты, подлежащие проверке;
- причину, по которой проводится инвентаризация (смена кассира, составление годовой бухотчетности, контрольное мероприятие и т.д.);
- состав инвентаризационной комиссии и ее председатель;
- срок сдачи в бухгалтерию материалов по инвентаризации.
Шаг 3. Подготовка документации для инвентаризации
Перед началом составления документации необходимо определить перечень документов, которые требуется подготовить для проведения инвентаризации. Основными документами являются акт инвентаризации и акты учета движения материальных ценностей.
Акт инвентаризации
- Акт инвентаризации является основным документом, в котором фиксируются результаты проведенной инвентаризации.
- В акте инвентаризации указывается перечень имущества, его оценка, наличие документов на использование и передачу имущества, а также обнаруженные расхождения и их причины.
- Документ должен быть составлен с обязательным участием представителей ответственных структурных подразделений бюджетного учреждения.
Акты учета движения материальных ценностей
- Акты учета движения материальных ценностей составляются с целью отслеживания изменений в составе имущества.
- В актах учета указывается информация о поступлении и списании имущества, его перемещении, а также о принятии и передаче материальных ценностей между отделами и сотрудниками бюджетного учреждения.
- Акты учета движения материальных ценностей составляются в соответствии с установленными формами и подписываются ответственными лицами.
Шаг 6. Анализ и использование результатов инвентаризации
Проведение инвентаризации в бюджетном учреждении важный этап, который позволяет осуществить контроль за имуществом организации и оценить его состояние. После завершения инвентаризации необходимо проанализировать полученные результаты и использовать их для принятия управленческих решений.
Анализ результатов инвентаризации позволяет выявить возможные расхождения между фактическим и учетным остатками, а также определить причины этих расхождений. На основании этого анализа можно принять меры по исправлению ошибок в учете, улучшению системы контроля и предотвращению возможных хищений или потерь имущества.
Полученные результаты инвентаризации могут быть использованы для более точного планирования и бюджетирования, а также для принятия решений по оптимизации использования имущества организации. Например, если в результате инвентаризации выявлено, что определенное оборудование или материалы редко используются, можно принять решение о их продаже или утилизации.
Важно также обратить внимание на факторы, которые могут повлиять на результаты инвентаризации. Например, изменения в законодательстве или внутренних процедурах могут привести к изменению требований к учету и проведению инвентаризации. Поэтому рекомендуется регулярно обновлять методики и правила проведения этой процедуры.
Сроки проведения инвентаризации в бюджетном учреждении
Согласно Положению о бухгалтерском учете и финансовой отчетности в бюджетном учреждении, утвержденному Приказом Минфина России от 21 ноября 2011 года № 149н, инвентаризация должна проводиться один раз в год. Конкретная дата проведения инвентаризации определяется руководством учреждения.
Перед проведением инвентаризации следует подготовиться, составив план проведения инвентаризации и ознакомив все подразделения с правилами и порядком ее проведения. План проведения инвентаризации должен быть утвержден руководителем учреждения и содержать информацию о сроках проведения процедуры.
Важно отметить, что наличие актуальной информации о состоянии имущества и его перемещениях в учреждении является залогом успешной инвентаризации. Поэтому, необходимо вести учет имущества и обновлять данные по его движению регулярно.
В случае выявления расхождений между реальным наличием имущества и данными бухгалтерского учета, необходимо принять меры по выяснению причин расхождений и приведению учета в соответствие с фактическими данными.
Таким образом, проведение инвентаризации в бюджетном учреждении является важным этапом контроля имущества и его сохранности. Следование установленным срокам и правилам проведения инвентаризации позволит учреждению более эффективно управлять своим имуществом и предотвратить возможные злоупотребления.
Проводим годовую инвентаризацию
- смена материально ответственного сотрудника;
- передача любой собственности в аренду либо лизинг;
- обнаружение фактов порчи, нанесения вреда, кражи имущества;
- обстоятельства, которые не зависят от компании, например, стихийные бедствия, военное положение;
- ликвидация или реорганизация фирмы в любой форме.
Инвентаризационная комиссия
Состав инвентаризационной комиссии учреждение утверждает самостоятельно. В пункте 2.3 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств рекомендуется включать в состав такой комиссии представителей администрации организации, работников бухгалтерской службы, других специалистов (например, экономистов).
Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.
Специалисты финансового ведомства считают, что участие работников бухгалтерской службы в инвентаризационной комиссии, наделенной полномочиями по инвентаризации финансовых активов и обязательств, является обязательным, так как ее участие обеспечивает предоставление информации, необходимой для проведения инвентаризации (Письмо Минфина РФ от 27.11.2014 № 02-06-10/60461).
Вместе с тем в более позднем письме (от 19.05.2020 № 02-07-10/41023) Минфин указал, что нормативные правовые акты, регламентирующие проведение инвентаризации, не содержат требований об обязательном наличии в составе инвентаризационной комиссии бухгалтера.
По мнению автора, решение о наличии бухгалтера в составе инвентаризационной комиссии находится в компетенции учреждения, а письма Минфина носят рекомендательный и разъяснительный характер.