Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Какие документы можно принять к авансовому отчету в 2024 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Указание Центробанка № 3210-У от 11.03.2014 устанавливает новый порядок выдачи и расходования подотчетных сумм в 2023 году, в последний раз этот норматив меняли Указанием № 5587-У от 05.10.2020. ЦБ РФ разрешил вести кассовые операции с применением устройств, которые функционируют в автоматическом режиме без участия работников. Теперь кассиры вправе не требовать от получателей денег удостоверение личности, хотя и обязаны убедиться, что перед ними лицо, указанное в расходном ордере.
Чем регулируется подотчет
Кассирам запретили выдавать денежные купюры с повреждениями: загрязнением поверхности лицевой или оборотной сторон, которые привели к снижению яркости изображения на 8% и более, с посторонними надписями или рисунками, состоящими из двух и более знаков или символов, с оттисками штампа или пятнами диаметром 5 мм и более. Если банкнота содержит одно и более из указанных повреждений и другие, которые описаны в пункте 2.9 Положения Банка России № 630-П от 29.01.2018, ее надо сдать в банк. Принимать в кассу наличные деньги, признанные неплатежеспособными, запрещено — это предусматривают новые правила работы с подотчетниками из указаний Центробанка.
Требования к оформлению БСО
Предположим, что расходы «подотчетника» удостоверены БСО.
На что должен обратить внимание бухгалтер?
Требования к БСО установлены Положением об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. N 359 (далее — Положение N 359). Прежде всего бланки строгой отчетности должны быть изготовлены исключительно типографским способом. Отпечатанный в типографии бланк должен содержать следующие сведения об изготовителе: сокращенное наименование, ИНН, место нахождения, номер заказа и год его выполнения, тираж.
Простой компьютер для тиражирования бланков использован быть не может (Письмо Минфина России от 3 февраля 2009 г. N 03-01-15/1-43).
Формы БСО организации и индивидуальные предприниматели вправе разрабатывать самостоятельно. Однако из этого правила есть немногочисленные исключения, перечисленные в п. п. 5 — 6 Положения N 359. Так, не подлежат изменению формы бланков:
- перевозочных документов на перевозки пассажиров, багажа, грузобагажа, используемых при оказании услуг населению железнодорожным транспортом (утв. Приказом Минтранса России от 5 августа 2008 г. N 120);
- услуг учреждений культуры, физической культуры и спорта (утв. Приказом Минкультуры России от 17 декабря 2008 г. N 257).
Подчеркнем: постоянные реквизиты, а также шестизначный номер и серия должны быть внесены в бланк исключительно типографским способом. Заполнение этих сведений вручную недопустимо. Это требование сближает БСО с чеками ККМ.
Как сотруднику подтвердить понесенные расходы
Обязанность сотрудника отчитаться по установленной форме о расходовании денежных средств, выданных ему предприятием, закреплена законодательно. Для указанной процедуры принят специальный бланк АО-1, утвержденный постановлением Госкомстата № 55 от 1 августа 2001 года. В пункте 6.3 указания ЦБ № 3210 от 11 марта 2014 года сообщается, что указанная форма предоставляется на утверждение руководителю или бухгалтеру вместе с приложениями к авансовому отчету работника.
К АО необходимо приложить документы, которые отражают факт совершения оплаты и полный список понесенных расходов. Определим, какие чеки можно принимать к авансовому отчету с 2021 года:
- фискальный, сформированный на ККТ;
- бланк строгой отчетности;
- квитанция ПКО;
- товарный.
При соблюдении ряда условий сотрудник вправе приложить к отчету только один из указанных бланков.
С 1 января 2024 года для принятия к авансовому отчету от ИП будут действовать новые правила. Вместо обычных кассовых чеков теперь следует принимать фискальные чеки. Это связано с введением нового Федерального закона «О контроле за оборотом денежных средств».
Фискальные чеки – это новый вид документов, который содержит информацию о продавце, покупателе, товаре или услуге, а также сумму платежа и дату его осуществления. Фискальные чеки вводятся с целью обеспечения эффективного контроля за наличными расчетами между ИП и его покупателями.
Можно ли учесть расходы, если к авансовому отчету приложен чек ККТ без QR-кода?
Изменения по подотчетным суммам в 2022 году не зафиксированы. Работник вправе получить авансом любой размер денежных средств без ограничений. Однако, если сотрудник рассчитывается с поставщиками, подрядчиками или исполнителями в качестве представителя бюджетной организации, выданная ему наличная сумма не может превышать 100 000 рублей по одному контракту.
Алгоритм возмещения также необходимо прописать в нормативной базе организации, составив локальный акт с приложением в форме образца отчета о потраченных работниками на нужды учреждения собственных денег.
Если заполнение в учреждении предусмотрено в электронной форме, то АО подписывается электронной подписью каждым из участников подотчетного процесса. Существует ряд общепринятых правил заполнения (Постановление Госкомстата № 55 от 01.08.2001):
Как уже было отмечено, такие расходы могут быть включены в состав расходов налогоплательщика только при наличии подтверждающих документов, удостоверяющих стоимость этих расходов. Аналогичное мнение было высказано контролирующими органами в Единой базе в подкатегории 103.17.
Авансовым отчетом называется документ, составляемый в бумажной или электронной форме, где сотрудник описывает произведенные в интересах компании траты и подтверждает их первичными документами (чеками, квитанциями). Готовая бумага предоставляется в сроки:
- сотрудник приходит к кассиру с приказом о выдаче средств под отчет, составленным в произвольной форме и подписанным руководителем фирмы.
- кассир проводит сверку расчетов и выдает нужную сумму.
- работник едет в командировку или совершает иные траты, для которых предназначались деньги.
- по прибытии в трехдневный период он отчитывается по совершенным расходам перед бухгалтерией, сдает излишек (если он имеется) в кассу.
Москве от 19.05.2004 N 29-12/34067, Минфина России от 11.01.2006 N 03-03-04/2/1). В свою очередь, частью 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 402-ФЗ) определен перечень обязательных реквизитов, которые должен содержать любой первичный учетный документ.
В случае если полное наименование ИП не вмещается в приобретенный бланк, то необходимо самостоятельно или с помощью типографии разработать и распечатать подходящие формы документа. Количество и наименование реализованных товаров или оказанных услуг/работ.
Обязанности подотчетного лица
Подотчетное лицо или сотрудник, получивший средства организации на выполнение задач, связанных с её деятельностью, обязан:
- выполнить производственно-хозяйственное задание, например, купить товар, оплатить услугу, отправиться в командировку (в другую организацию по месту работы или за ее пределы);
- использовать для оплаты товаров и услуг в ходе выполнения задания полученный от организации аванс;
- отправить на хранение ответственному лицу приобретенные для организации товары;
- собрать необходимый пакет документов, оформленный соответствующим образом для подтверждения расходования средств;
- сформировать отчет о целевом использовании средств и в оговоренный срок подать его вместе с подтверждающими документами в бухгалтерский отдел;
- возвратить остаток неиспользованных средств или получить компенсацию в случае перерасхода.
Обратите внимание, что в служебную командировку может быть направлен сотрудник, работающий по трудовому договору, а не договору подряда (гражданско-правовому). Сотрудник, работающий по договору подряда, подотчетным лицом выступать не может.
Отчет и оправдательные документы: всем ли доступен электронный вид?
Сами авансовые отчеты уже давно можно вести в электронном виде. Об этом явно говорится в письме Минфина России от 12.04.2013 № 03-03-07/12250. Что важно: авансовые отчеты сотрудники могут подписывать, используя простую электронную подпись или усиленную неквалифицированную подпись при введении соответствующего внутреннего регламента в организации (см. письмо Минфина России от 20.08.2015 № 03-03-06/2/48232).
Таким образом, согласовывать авансовые отчеты внутри организации можно в электронной форме, используя возможности системы электронного документооборота.
Что касается подтверждающих документов, то некоторые из них изначально создаются в электронном виде, другие имеют только бумажную форму и должны быть переданы в бухгалтерию именно в таком виде.
К документам, с которыми наиболее часто имеют дело подотчетники, относятся, в частности, документы на проезд.
Например, при покупке проездных документов через интернет сотрудник получает на электронную почту электронный билет (купон). Минфин России допускает предоставление таких документов в бухгалтерию в электронном виде.
Так, в письме от 25.08.2014 № 03-03-07/42273 в отношении железнодорожных поездок финансисты разъяснили следующее: для возможности признания в целях налогообложения прибыли организации расходов на приобретение железнодорожного билета документом, достаточным для подтверждения факта поездки, является контрольный купон электронного проездного документа (билета), полученный в электронном виде по информационно-телекоммуникационной сети.
А вот для подтверждения факта совершения авиаперелета, кроме сформированной автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок маршрут/квитанции электронного документа (авиабилета), потребуется оригинал посадочного талона (на бумажном носителе) (письма Минфина России от 18.05.2015 № 03-03-06/2/28296, от 06.04.2015 № 03-03-06/19229). При этом посадочный талон, в том числе электронный посадочный талон, полученный при электронной регистрации на рейс, должен содержать соответствующие реквизиты, подтверждающие факт потребления подотчетным лицом услуги воздушной перевозки. Как правило, данным реквизитом является штамп о досмотре (письма Минфина России от 09.10.2017 № 03-03-06/1/65743, от 06.06.2017 № 03-03-06/1/35214).
Обращаем внимание, что в последнее время Минфин России не считает отсутствие посадочного талона препятствием для учета расходов на перелет, но только в том случае, если факт совершения работником перелета будет доказан иными аналогичными документами, например, справкой авиакомпании (письма Минфина России от 25.06.2018 № 03-03-07/43484, от 18.12.2017 № 03-03-РЗ/84409). Однако иметь посадочный талон все же предпочтительнее, ведь в противном случае бухгалтерия получает головную боль, связанную со сбором доказательств, которые бы удовлетворили налоговиков в случае проверки.
Как выдают деньги под отчет
Выдача денег под отчет регулируется новыми правилами, устанавливающими порядок работы с подотчетными суммами в организации. В соответствии с этими правилами выдача денег под отчет производится на основании заявления работников, которые нуждаются в средствах для выполнения служебных задач.
Для получения денег под отчет сотрудник должен составить заявление, в котором указывает подробные цели и суммы расходов. В заявлении должны быть указаны хозяйственные и служебные интересы, а также обоснование необходимости выдачи средств.
После рассмотрения и одобрения заявления, работнику выдают подотчетные деньги. Суммы, выданные в подотчет, обязательно фиксируются и контролируются специальным образом. Это позволяет организации обеспечить прозрачность и контроль за использованием средств.
Новые требования к чекам в авансовом отчете
С 2024 года в России вступают в силу новые требования к чекам, которые принимаются к авансовому отчету. Эти требования введены для улучшения качества финансовой отчетности и борьбы с коррупцией.
Одним из основных нововведений является требование о наличии кода организации на каждом чеке. Код организации предоставляется налоговыми органами и уникален для каждой организации. Это позволит идентифицировать и проверять чеки в случае необходимости.
Также становится обязательным наличие электронной подписи на каждом чеке. Электронная подпись должна соответствовать всем требованиям закона и гарантировать неподделываемость чека.
Для удобства использования чеков в авансовом отчете, в таблице приведены основные требования, которые необходимо соблюдать:
| № | Требование |
|---|---|
| 1 | Код организации |
| 2 | Электронная подпись |
| 3 | Дата и время покупки |
| 4 | Сумма покупки |
Учитывая эти новые требования, предприятия и организации должны обновить свои системы учета и отчетности, чтобы соответствовать новым стандартам.
Соблюдение новых требований к чекам в авансовом отчете необходимо для корректной и своевременной финансовой отчетности и предотвращения возможных штрафов или мер по инспекции со стороны налоговых органов.
Кратко об авансовом отчете
Правильно составленный и утвержденный авансовый отчет — необходимое основание для того, чтобы принять к учету расходы, произведенные подотчетником.
Форма выдачи средств под отчет значения не имеет — в наличной форме, перечислением карту (личную, корпоративную), отчет и подтверждающие документы необходимы всегда.
Если сотрудник потратился на благо фирмы, то он получает компенсацию таких трат (ст. 164 Трудового кодекса) на основании соответствующего заявления или распорядительного документа (приказа) руководителя. Составлять в данном случае авансовый отчет будет некорректно.
Если выданные деньги израсходованы не полностью, то остаток требуется вернуть работодателю, а перерасход компенсировать.
Изменения в законодательстве
С 1 января 2024 года вступили в силу новые изменения в законодательстве, касающиеся действительности кассового чека без товарного для авансового отчета. Согласно новым правилам, кассовый чек без товарного чека не будет признаваться действительным документом для составления авансового отчета.
Это означает, что предприниматели и граждане, получающие авансы и расчеты по ним, должны будут предоставлять в налоговые органы чеки, в которых указаны непосредственно товары или услуги, на которые осуществлялась оплата. Такое требование было введено для усиления контроля со стороны налоговых органов и исключения возможности злоупотребления в сфере финансовых операций.
Кроме того, введение данного требования также поможет предотвратить возможные схемы уклонения от уплаты налогов и сокрытия доходов. Теперь кассовые чеки без товарного чека несут серьезную функцию доказательства проведенных финансовых операций и будут рассматриваться налоговыми органами как недействительные при составлении авансовых отчетов.
Авансовый отчет без кассового чека: прилагаем квитанцию ПКО
Авансовый отчет без кассового чека может быть дополнен также квитанциями приходных кассовых ордеров.
ПКО, подобно БСО, состоит из 2 элементов — основной части и отрывной квитанции. Работнику, заплатившему за товар либо услуги подотчетными денежными средствами, отдается второй элемент. Именно его нужно прилагать к авансовому отчету.
Важно, чтобы квитанция ПКО соответствовала следующим основным требованиям:
- печать поставщика (при наличии таковой) должна проставляться одновременно на обоих элементах ПКО — таким образом, на квитанции она будет видна примерно наполовину;
- в графе «Сумма» квитанции ПКО величина денежных средств должна фиксироваться цифрами, в графе ниже — прописью.
Еще один нюанс: ПКО должны составляться исключительно по форме КО-1, которая была введена в оборот Госкомстатом постановлением от 18.08.1998 № 88. Поэтому работнику, прежде чем брать квитанцию ПКО, желательно убедиться, что в оригинале ордера есть отметка о соответствии документа форме КО-1.
Требования к фискальным накопителям
Обязательные требования к фискальным накопителям:
- Электронное подтверждение: У фискального накопителя должен быть механизм, позволяющий проверить подлинность электронного чека. Это может быть ЭЦП (электронная цифровая подпись) или другой проверяемый идентификатор.
- Надежное сохранение данных: Фискальный накопитель должен обеспечивать надежную защиту и хранение данных о фискальных операциях в течение установленного срока хранения.
- Безопасность передачи данных: Фискальный накопитель должен иметь механизм безопасной передачи данных с учетом возможности перехвата или изменения информации.
Трудный путь авансового отчета
Для начала разберемся, с какой целью создаются авансовые отчеты.
Сотруднику, который вернулся из командировки или купил канцтовары для нужд компании, важно, чтобы работодатель возместил ему все расходы. Для этого необходимо сформировать авансовый отчет, прикрепить к нему подтверждающие документы, дойти до руководителя и проставить его визу (руководитель же должен подтвердить целевое расходование денежных средств), затем как-то доставить (лично либо путем пересылки по почте) все эти бумажки в бухгалтерию.
Поскольку бухгалтерия работодателя заинтересована в том, чтобы расходы были подтверждены документами должным образом, она обязательно проверит правильность оформления документов и в случае чего может вернуть авансовый отчет на доработку. Если это произойдет, сотруднику придется вновь идти в бухгалтерию либо дожидаться доставки документов по почте, при этом нет 100% гарантии, что документы не потеряются в пути.
Документы, подтверждающие расходы
Для авансового отчета с 2024 года необходимо предоставлять определенные документы, подтверждающие расходы. Это позволяет контролировать и анализировать финансовые операции и обеспечить прозрачность взаимодействия между работниками и работодателями.
К исчерпывающему списку документов, которые принимаются к авансовому отчету, относятся:
1. Кассовый чек — документ, получаемый при покупке товаров или услуг наличными деньгами. Он содержит информацию о продавце, покупателе, сумме и дате покупки. Кассовый чек должен быть оформлен в соответствии с требованиями законодательства и содержать все необходимые реквизиты.
2. Банковская выписка — документ, подтверждающий операции по счету. Он содержит информацию о поступлении и списании средств, а также остатке на счете. Банковская выписка должна быть заверена банком и содержать все необходимые реквизиты.
3. Счет-фактура — документ, выставляемый продавцом покупателю при продаже товаров или оказании услуг. Счет-фактура содержит информацию о продавце, покупателе, описании товаров или услуг, их цене и сумме. Счет-фактура должен быть оформлен в соответствии с требованиями законодательства и содержать все необходимые реквизиты.
4. Договор — письменное соглашение между сторонами, содержащее условия и порядок совершения определенных действий или оказания услуг. Договор должен быть оформлен в соответствии с требованиями законодательства и содержать все необходимые реквизиты.
Эти документы являются основой для подтверждения факта и размера расходов, осуществленных в рамках авансового отчета. Важно сохранять все чеки и документы, связанные с финансовыми операциями, чтобы иметь возможность представить их при необходимости.