Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Оформление кражи наличных денежных средств из кассы организации. Бухучет: списание на затраты». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Лицо может быть признано виновным только на основании приговора суда, вступившего в законную силу (п. 1 ст. 49 Конституции РФ). Поэтому именно на основании обвинительного приговора делаются записи в налоговом и бухгалтерском учете.
Виновен всегда кассир
Кассиру вверяются на хранение материальные ценности (в данном случае – наличная выручка) на основании заключенного с ним трудового договора.
Ст. 242 ТК РФ говорит о том, что в таких ситуациях на работнике лежит полная материальная ответственность за компенсацию утраченных средств. А ст. 244 обуславливает правомерность заключения такого договора с работниками, занимающими должность кассира, если они достигли возраста совершеннолетия. Кроме кассиров, полная материальная ответственность ложится и на некоторые другие категории работников, предусмотренные Постановлением Минтруда России № 85 от 31 декабря 2002 года.
КСТАТИ! В случае причинения ущерба фирме вина кассира может быть не только в неправомерных действиях, но и в бездействии, а также в халатности и недобросовестном отношении к собственным трудовым обязанностям.
Как быть, если у виновного лица недостаточно средств, чтобы возместить ущерб? Исполнительный документ, по которому взыскание не производилось или произведено частично, возвращается организации-взыскателю (ст. 26 Закона № 119-ФЗ). Об этом судебный пристав-исполнитель составляет акт, утверждаемый старшим судебным приставом.
Возвращение исполнительного документа не является препятствием для нового предъявления документа к исполнению. Сделать это можно только в пределах срока, указанного в статье 14 Закона №119-ФЗ. Для исполнительных листов, выданных судами общей юрисдикции, он составляет три года. Окончание такого срока служит основанием для прекращения исполнительного производства (п. 5 ст. 23 Закона № 119-ФЗ). О прекращении исполнительного производства выносится определение суда.
В бухгалтерском учете на основании определения суда о прекращении исполнительного производства невзысканные суммы признаются дебиторской задолженностью, нереальной к взысканию. Сумма безнадежного долга включается в прочие расходы организации в сумме, в которой задолженность была отражена в учете (п. 14.3 ПБУ 10/99).
В налоговом учете установлен исчерпывающий перечень обстоятельств, при наличии которых долги налогоплательщика признаются безнадежными, то есть нереальными к взысканию. Он приведен в пункте 2 статьи 266 Налогового кодекса. Итак, в целях налогообложения прибыли предусмотрено только четыре основания для признания дебиторской задолженности безнадежной. Это задолженноь в отношении:
- долгов, по которым истек установленный срок исковой давности (ст. 196 ГК РФ);
- долгов, по которым в соответствии с гражданским законодательством обязательство прекращено вследствие невозможности его исполнения (ст. 416 ГКРФ);
- долгов, по которым согласно гражданскому законодательству обязательство прекращено на основании акта государственного органа (ст. 417 ГК РФ);
- долгов, по которым в соответствии с гражданским законодательством обязательство прекращено в связи с ликвидацией организации (ст. 419 ГК РФ).
III. Основные методические правила расследования дел о растратах денежных сумм в связи с кассовыми операциями
§ 1. Возможные причины недостачи денег в кассе
Расследований дел о растрате денежных сумм и связи с кассовыми операциями может начаться или вследствие того, что будет вскрыта преступность той или иной определенной операции (например будет установлена подложность представленного кассиром документа), или вследствие установления недостачи денежных ценностей в кассе при отсутствии в этой начальной стадии расследования данных о причинах образования этой недостачи,
В первом случае задача следователя облегчается, он сразу приступает к расследованию определенной конкретной операции всеми методами, которые должны быть в данном случае применены в зависимости от характера расследуемой операции 4 .
Если же в момент возбуждения уголовной) дела известно только то, что определенной суммы в кассе недостает, но причины образования этой недостачи еще не известны, то первоочередная задача следователя — установить эти причины.
Недостача денег в кассе может явиться результатом одной из следующих четырех причин:
а) ошибка кассира и бухгалтерии в учете движения сумм по кассе;
б) просчет кассиром денег при получении или выдаче денежных сумм;
в) похищение денег из кассы посторонними лицами;
г) растрата денег кассиром.
Что касается последней причины, то есть растраты денег кассиром, то методы расследования этого преступления меняются в зависимости от того, при проведении какой именно операции была совершена эта растрата и какие способы для этого были применены.
Применяемые в этих случаях методы расследования изложены в следующих параграфах настоящей главы. Что же касается первых трех причин образования недостачи, то методы расследования, которые должны быть применены в этих случаях следователем, таковы:
а) Ошибка кассира и бухгалтерии
Из описанного выше порядка учета кассовых операции видно, что учет этих операций ведется всегда параллельно кассиром и работником бухгалтерии учреждения или предприятия. Поэтому ошибка, допущенная из этих лиц, по общему правилу, должна быть сразу же залечена другим и немедленно устранена. Для того чтобы подобная ошибка могла повести к возбуждению уголовного дела, нужно, чтобы одну и ту же ошибку сделали и кассир и проверяющий его работу работник бухгалтерии. Само собой разумеется, что возможность подобной ошибки очень мало вероятна, хотя исключать совершенно возможность подобных случаев нельзя. Для того чтобы ошибка повела к образованию мнимой недостачи по кассе, она должна заключаться либо в пропуске какого-либо расходного документа, либо в двойном учете приходного документа, либо, наконец, просто в арифметической ошибке при подведении итогов.
Обратные ошибки (пропуск приходного документа пли двойной учет расходного документа) поведут к образованию мнимого излишка по кассе. При правильной постановке надзора бухгалтерии за работой кассира период к которому может относиться подобная ошибка, не может превышать месячного срока (так как, как было указано выше, проверка наличности кассы должна производиться не реже чем раз в месяц).
При этих условиях не представляет особых затруднений произвести сплошную проверку всех приходных и расходных документов, прошедших через кассу, за время с момента последней проверки кассовой наличности. Если кассир ссылается на возможность ошибки, если к тому же возможность такой ошибки по обстоятельствам дела не исключается (по данным первоначальных материалов не видно, производилась ли сплошная проверка документов, нет никаких данных, заставляющих подозревать кассира к растрате и т. д.), то следователь или прокурор, возбуждающий дело, должен потребовать от заинтересованного учреждения пли предприятия или вышестоящей организации назначения ревизии кассовых операций для производства такой сплошной проверки кассовых документов и итогов по ним.
В результате такой ревизии должно получиться одно из двух: либо ошибка будет обнаружена, и тогда отпадает самое основание к ведению следствия, либо будет установлено, что никакой ошибки нет, и тогда отпадает возможность для кассира ссылаться на подобную ошибку для объяснения причин возникновения недостачи.
б) Просчет денег кассиром
Просчет денег кассиром при получении пли при выдаче крупных сумм, конечно, возможен, но установить его по документальным данным невозможно. Поэтому при наличии оснований предполагать возможность такого просчета следователь может проверить такое предположение, в основном, путем свидетельских показаний.
Документальные данные могут быть использованы следователем в этом случае только для того, чтобы установить размеры оборота кассы за тот период, к которому относится возникновение недостачи.
Само собой разумеется, что при обороте, например, в 10 000 руб. не может быть просчета на 20 000 руб. Для того, чтобы более пли менее обоснованно можно было предполагать возможность просчета, размер недостачи ко кассе должен составлять сравнительно небольшой процент от оборота кассы за проверяемый период. Но конечно эти данные могут иметь только косвенное значение для расследования дела.
Решающее значение в этих случаях имеет проверка личности кассира всеми способами, которые указаны в «Основных принципах методики расследования дел о растратах и хищениях общественной (социалистической) собственности».
Расследование в этих случаях обычно сводится к следующим элементам:
а) Выяснение производственного стажа кассира по данной специальности и характеристики его прежней работы.
Само собой разумеется, что кассира, работавшего в точение долгих лет с денежными ценностями и никогда не замечавшегося в каких-либо преступлениях, меньше оснований заподозрить в растрате, чем либо, недавно привлеченное в этой работе; но, с другой стороны, длительный стаж работы в качестве кассира имеет и обратное значение, так как чем квалифицированное кассир, тем меньше вероятности, что он может допустить просчет.
б) Проверка условий личной жизни кассира.
Следователь должен выяснить, по было ли в личной жизни кассира за период, к которому относится образование недостачи, каких-либо особых обстоятельств, которые могли бы толкнуть его на совершение растраты, а также проверить всеми практикующимися для этого методами (допрос соседей по квартире и т. п.), не наблюдалось ли расходования кассиром в течение того периода, к которому относится образовались недостачи, на свои личные нужды таких сумм, размер которых явно превышает законные доходные источники кассира 5 .
в) Проверка условий работы кассира за тот период, к которому относится образование недостачи.
Следователь должен постараться установить, не было ли в этом периоде каких-либо особых условий, которые могли бы облегчить просчет, например по было ли случаев явки кассира на работу больным, не было ли случаев проведения значительных кассовых операций (например выдача зарплаты) в необычной и ненормальной обстановке (например не в изолированном помещении) и т. п.
г) Допрос получателей денежных сумм из кассы за данный период относительно того, не было ли случаев выдачи им более крупных сумм, чем им причиталось.
В большинстве случаев этот метод не даст никаких результатов; кроме того, при массовом характере кассовых операций невозможно произвести сплошной допрос всех лиц, участвовавших в выполнении этих операций.
Поэтому следователь должен в каждом отдельном случае, смотря по обстоятельствам дела, решить, следует ли или не следует в данном случае прибегать к этому методу и кого именно нужно допрашивать.
Если произошла кража денежных средств
Кассир или бухгалтер часто становятся причастными к краже финансов предприятия. Деньги присваиваются посредством подделки подписи на чеках, платежных документах. В этом случае применяется также 158 статья за хищение денежных средств на работе.
Чтобы привлечь виновника к уголовной ответственности предприятие должно доказать, что человек имел доступ к денежным потокам.
Например, соответствующие обязанности должны быть обусловлены трудовой функцией, должностной инструкцией, положением об оплате труда.
Если сотрудника несправедливо обвиняют в хищении денежных средств на работе, то он должен построить правильную защиту. И в этом помощь окажет адвокат обвиняемого.
В частности, совместными усилиями предстоит выяснить, имел ли работник доступ к финансам, были ли у него полномочия по подписанию денежных документов.
Кроме того, нужно чётко понимать, когда именно произошла пропажа. От этого также будет зависеть построение правильной линии защиты.
Например, если средства были похищены из кассы предприятия в то время, когда кассира там не было, то защитник наверняка возьмёт этот довод на вооружение.
Виновное лицо возмещает убытки
Как уже отмечалось, в налоговом учете суммы возмещения ущерба относятся к внереализационным доходам (п. 3 ст. 250 НК РФ).
У фирм, которые применяют кассовый метод в целях исчисления налога на прибыль, суммы возмещения признаются в составе доходов в момент их получения (п. 2 ст. 273 НК РФ). Поэтому в доходы включаются только фактически полученные суммы возмещения.
У организаций, применяющих метод начисления, такой доход отражается или на дату признания должником сумм ущерба, или на дату вступления в законную силу решения суда. Так установлено в пп. 4 п. 4 ст. 271 НК РФ. Следовательно, получив судебное решение, организация включает в доходы суммы, предъявленные виновному лицу, независимо от того, будет ли в дальнейшем от него получено возмещение. К внереализационным доходам для целей налогообложения прибыли относится сумма в соответствии с решением суда.
А как поступить с убытками от хищения? Налоговый кодекс указывает только на одно основание для их отражения. Они признаются, если отсутствуют виновные лица (пп. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ). Поскольку других оснований для отражения убытков от хищения не предусмотрено, сумма убытков при наличии виновного лица в состав расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль, не включается.
В бухгалтерском учете суммы возмещения ущерба относятся к прочим доходам. Основание — п. 8 ПБУ 9/99. Такие доходы принимаются в суммах, присужденных судом (п. 10.2 ПБУ 9/99). Суммы возмещения учитываются в том отчетном периоде, в котором суд вынес решение об их взыскании.
Документирование факта кражи (хищения) имущества
Кража, то есть тайное хищение чужого имущества, в соответствии со ст. 158 УК РФ, классифицируется как уголовное преступление, за которое предусмотрена уголовная ответственность. Для привлечения к такой ответственности лиц, виновных в совершении преступления, руководителю учреждения необходимо подать заявление о краже (хищении) имущества в органы внутренних дел. Наличие заявления является основанием для возбуждения уголовного дела (ч. 1 ст. 140 УПК РФ).
При получении заявления непосредственно от заявителя или оформлении протокола устного заявления сотрудник органов внутренних дел, принявший заявление, помимо регистрации обязан выдать заявителю под роспись талон-уведомление с указанием данных о лице, принявшем заявление, а также даты и времени его принятия (п. 4 Инструкции о приеме, регистрации и проверке в учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы сообщений о преступлениях и происшествиях, утвержденной Приказом Минюста России от 11.07.2006 N 250). Форма талона-уведомления приведена в Приложении 2 к названной Инструкции.
Талон-уведомление состоит из двух частей: корешка талона-уведомления и талона-уведомления. После заполнения корешок талона-уведомления остается у дежурного, а талон-уведомление вручается заявителю. Талоны-уведомления являются документами строгой отчетности. Они брошюруются, учитываются в канцелярии учреждений и органов УИС и хранятся в течение года с момента выдачи заявителю.
Количество и стоимость похищенного имущества определяются в ходе инвентаризации. Порядок ее проведения регламентирован Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными Приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49 (далее — Методические указания). Необходимость проведения инвентаризации при установлении фактов хищений (кражи) подтверждается п. 1.5 Методических указаний.
Обращаем внимание на то, что инвентаризации подвергаются не все объекты, стоящие на балансе казенного учреждения, а только объекты той группы, к которой относится похищенное имущество. Например, если были похищены денежные средства из кассы, снимается остаток денежных средств в кассе, если кража произошла на складе, инвентаризируются все материальные ценности, находящиеся в данном помещении, и т.д.
Основные этапы проведения инвентаризации представим в таблице.
Последовательность |
Порядок проведения и документальное оформление |
Создание |
Руководитель утверждает состав комиссии приказом |
Подготовка |
До начала проверки инвентаризационная комиссия |
Проведение |
Инвентаризационная комиссия проверяет фактическое |
Оформление |
Выявленные расхождения с данными бухгалтерского учета |
Отражение |
Операции по отражению недостачи в учете оформляются |
Поскольку увольнение по этому основанию является дисциплинарным взысканием, установленный месячный срок для применения такой меры дисциплинарного взыскания исчисляется со дня вступления в законную силу приговора суда либо постановления судьи, органа, уполномоченного рассматривать дела об административных правонарушениях.
[1] Приказ Минфина РФ от 15.12.2010 № 173н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению».
В дежурную часть полиции г. Воркуты с заявлением о пропаже из кассы предприятия денежных средств в сумме 3000 рублей обратился индивидуальный предприниматель.
Хищения денег из кассы компании — не редкость. В этой ситуации важно не только найти виновное лицо, но и правильно отразить сам факт хищения в учете.
В случае хищения денег из кассы нужно провести ее инвентаризацию*(1). Результаты инвентаризации оформляют актом по форме N ИНВ-15. После ее проведения издают приказ об утверждении результатов — основание для записей в бухучете. Недостачу похищенных денег отражают в учете и отчетности в месяце окончания инвентаризации, а не в том периоде, когда имущество было похищено.
Суммы недостач из-за хищений первоначально отражают в бухгалтерском учете по дебету счета 94счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в корреспонденции со счетом 50 «Касса».
На счете 94 суммы недостач числятся, пока у организации не появятся основания для их списания. В дальнейшем недостачу можно взыскать с виновных лиц либо учесть в составе прочих расходов на счете 91 «Прочие доходы и расходы» субсчет 2 «Прочие расходы».
Отметим, что при выявлении факта недостачи денег в кассе фирмы расходные кассовые ордера оформлять не надо. Записи в кассовой книге также не делают, так как расходным кассовым ордером оформляют выдачу наличных из кассы непосредственно получателю, указанному в кассовом ордере, при предъявлении им паспорта или другого документа, удостоверяющего личность*(2). В налоговом учете порядок отражения ущерба зависит от того, установлено ли виновное в хищении лицо.
Виновные не установлены
Когда причиной недостачи в кассе является хищение денег неустановленными лицами, в налоговом учете убытки фирмы приравнивают к внереализационным расходам. При этом факт отсутствия виновных лиц должен быть документально подтвержден*(3).
Первичными учетными документами для признания компанией в целях налога на прибыль суммы убытка от хищения денег являются:
— копия постановления о приостановлении предварительного следствия в связи с неустановлением лица, подлежащего привлечению в качестве обвиняемого;
— копия постановления о прекращении уголовного дела;
— копия постановления об отказе в возбуждении уголовного дела.
При наличии любого из указанных документов организация включает суммы убытков от хищений во внереализационные расходы того отчетного (налогового) периода, в котором вынесено данное постановление*(4). В то же время приостановление предварительного следствия по уголовному делу, когда подозреваемый или обвиняемый установлен, не может являться основанием включения стоимости похищенных денег во внереализационные расходы.
В бухгалтерском учете сумму недостачи, виновники которой не установлены, списывают на финансовые результаты организации*(5).
Пример
В результате проникновения в офис компании неустановленных лиц в ночь с 3 на 4 июня из кассы были похищены 500 000 руб. Фирма обратилась в полицию с заявлением о хищении. Однако в результате предварительного следствия лица, виновные в совершении данного преступления, не были установлены. Поэтому 8 августа следователь вынес постановление о приостановлении предварительного следствия в связи с неустановлением лица, подлежащего привлечению в качестве обвиняемого. Организация получила копию этого постановления 10 августа.
Поскольку лица, виновные в хищении денег из кассы фирмы, не установлены и организация имеет копию постановления о приостановлении предварительного следствия, похищенную сумму она вправе учесть при расчете налога на прибыль. В августе (когда было вынесено постановление) компания включила во внереализационные расходы недостачу 500 000 руб.
В бухгалтерском учете сделаны следующие записи:
— в июне:
Дебет 9494 Кредит 50
— 500 000 руб. — выявлена недостача в кассе на основании акта инвентаризации;
— в августе:
Дебет 91-291-2 Кредит 94
— 500 000 руб. — списана недостача, виновник которой не установлен.
Расходный кассовый ордер на сумму недостачи не оформляют, запись в кассовой книге не делают.
Если похитители найдены
В этом случае основанием отражения записей в бухучете является решение суда (обвинительный приговор). Если на виновного возлагается обязанность возместить организации убытки, копию приговора направляют в службу судебных приставов. Судебные приставы прежде всего обращают взыскание на деньги должника в рублях, валюте и иные ценности. Если у должника достаточно средств и иного имущества, компания получит возмещение на всю сумму понесенных убытков. Но возможна ситуация, когда у должника недостаточно денег и возместить причиненный ущерб он не может. Порядок отражения каждой из указанных ситуаций в бухгалтерском учете различен.
Виновник возмещает убытки
При получении решения суда, на основании которого должник обязан возместить фирме ущерб, Налоговый кодекс требует включения суммы возмещения во внереализационные доходы*(6). При этом в Кодексе нет оговорок по поводу того, что в расходах сумма недостачи должна быть также учтена. Если исходить из буквального прочтения статей 265статей 265 и 250 Налогового кодекса, то налицо двойное обложение налогом суммы возмещения недостачи. Хотя таковая и не является доходом компании.
По мнению редакции, фирма вправе выбрать один из предложенных вариантов налогового учета доходов и расходов при хищении денег.
Во-первых, полностью следовать положениям Налогового кодекса и учесть в составе внереализационных доходов сумму, указанную в решении суда. Компании, которые применяют кассовый метод в целях исчисления налога на прибыль, суммы возмещения признают в составе доходов на момент их получения*(7). Поэтому в доходы включают только фактически полученные суммы возмещения.
Организации, применяющие метод начисления, такой доход отражают или на дату признания должником сумм ущерба (дата ознакомления под подпись с приказом о взыскании с него ущерба), или на дату вступления в силу решения суда*(8).
Во-вторых, не включать сумму возмещения ущерба, указанную в решении суда, в доходы полностью, а только в части превышения суммы возмещения над суммой, похищенной из кассы. Этот вариант наиболее рискован, и велика вероятность, что инспекторы доначислят налог при проверке.
В бухгалтерском учете суммы возмещения ущерба относят к прочим доходам*(9). Такие доходы принимают к учету в суммах, указанных в решении суда*(10). Суммы возмещения учитывают в том отчетном периоде, в котором суд вынес решение об их взыскании.
Пример
Воспользуемся условиями предыдущего примера. Предположим, что виновник недостачи найден. По решению суда сумма похищенных денег будет компенсироваться за счет виновного лица — сотрудника компании. Сумма компенсации по решению суда — 500 000 руб.
Если она погашается единовременно, в бухгалтерском учете будут сделаны следующие записи:
Дебет 73-273-2 Кредит 94
— 500 000 руб. — списан убыток за счет виновного лица;
Дебет 5050 Кредит 73-2
— 500 000 руб. — сумма ущерба внесена в кассу.
Также оформляют приходный кассовый ордер и делают запись в кассовой книге на внесенную сумму.
Если сумма недостачи удерживается из заработной платы сотрудника, будет сделана следующая запись:
Дебет 7070 Кредит 73-273-2 — удержана с сотрудника сумма недостачи.
Взыскать невозможно
Случается ситуация, когда у виновного лица недостаточно средств, чтобы возместить ущерб. Исполнительный документ, по которому взыскание не производилось, возвращается организации-взыскателю. Новое предъявление документа к исполнению возможно в течение трех лет. По окончании этого срока прекращается исполнительное производство, о чем обязательно выносится определение суда.
В бухгалтерском учете на основании определения суда о прекращении исполнительного производства невзысканные суммы признаются дебиторской задолженностью, нереальной к взысканию. Сумму безнадежного долга включают в прочие расходы организации в сумме, в которой задолженность была отражена в учете*(11).
Кассир украла деньги в особо крупном размере какая статья ук
Если работодатель обвиняет вас в том, что вы украли средства в определенный временной промежуток, то желательно подтвердить свое местонахождение на тот момент в другом месте;
- обратиться в суд с гражданским иском о компенсации морального вреда, если обвинения работодателя нанесли вам физические и моральные страдания. В качестве доказательств можно приложить справки от врача, выписки из медицинской карты, рецепты на покупку лекарств и чеки из аптеки.
Если деньги были взяты из кассы по устному распоряжению руководителя, следует обязательно сообщить об этом следователям. Если вы не брали денег из кассы, и есть основания подозревать, что работодатель умышленно обвиняет в хищении, зная о вашей невиновности, вы можете написать заявление о ложном доносе. В соответствии со ст.
НЕПРАВИЛЬНО (но так часто делается):
- Указывать стоимость только по заявлению потерпевшего, только с его слов (без документального подтверждения).
- Указывать примерную стоимость имущества.
- Отказываться уточнять источник получения сведений, на основе которых считали ущерб. В идеале каждая цифра и буква должна быть
- произведений искусства и других предметов, имеющих историко-культурное значение).
Если вы будете знать свои права, то сможете защититься от их нарушений и ущемлений.
В данной статье мы приведем особенности определения стоимости имущества по некоторым категориям дел. Эти сведения получены на основе комментариев юристов и судебной практики.
С кражей денег из кассы сталкиваются многие владельцы магазинов. Для снижения количества преступлений руководители торговых точек увеличивают штат сотрудников службы безопасности, устанавливают систему видеонаблюдения и принимают другие меры, но полностью исключить хищения, как правило, не удается. В таких ситуациях необходимо обращаться в правоохранительные органы с заявлением. Какая ответственность грозит работнику за кражу денег из кассы, а также что делать, если необоснованно обвиняют в хищении средств, мы расскажем в нашей статье.
Хищение денежных средств из кассы организации
Где получить документ, подтверждающий факт отсутствия виновных лиц при хищении денежных средств из кассы организации? Может ли налогоплательщик, применяя упрощенную систему с объектом налогообложения доходы, учитывать понесенный имущественный вред в виде хищения денежных средств из кассы предприятия при исчислении налога?
Согласно подпункту 5 пункта 2 статьи 265 НК РФ к внереализационным расходам приравниваются убытки, полученные налогоплательщиком в отчетном (налоговом) периоде, в частности расходы в виде недостачи материальных ценностей в производстве и на складах, на предприятиях торговли в случае отсутствия виновных лиц, а также убытки от хищений, виновники которых не установлены.
Добрый вечер! Работала с 05.06.2011 по 19.07.2011 в ООО «ПОЛИСТЕН» магазин, находящийся по адресу: г. Москва, ул.Тимирязевская, д. 11, на должность кассира, о чем имеется запись в трудовой книжке серия ТК-II № 5432400, дата заполнения 05 июня 2011 года, на основании Приказа от 05.06.2011 года № 94 (трудовой договор мне так и не выдали).
22.06.2011 управляющая магазина попросила меня проработать до 23-00.
Согласно положениям Налогового Кодекса налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (п. 1 ст. 252 НК РФ). Напомним, что к внереализационным расходам относят убытки от хищений на предприятиях торговли, в случае, если виновные лица не обнаружены. Факт отсутствия виновных лиц должен быть документально подтвержден (пп. 5 пю 2 ст. 265 НК РФ). Данная точка зрения выражена в письмах Министерства Финансов РФ от 8 ноября 2010 г. № 03-03-06/1/695, от 20 июня 2011 г. № 03-03-06/1/365, от 27 августа 2010 г. № 03-03-06/4/81.
Относительно приказа Минторга РСФСР от 8 августа 1984 г. № 194 «Об утверждении дифференцированных размеров списания потерь непродовольственных и продовольственных товаров в магазинах (отделах, секциях) самообслуживания» чиновники Минфина считают, что при наличии прямой нормы Налогового Кодекса (пподп. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ) положения данного приказа на случаи хищения из торговых залов магазинов самообслуживания в целях налогообложения прибыли не распространяются.
Сумма ущерба, возмещенная лицом в добровольном порядке, признается внереализационным доходом (п. 3 ст. 250, пп. 4 п. 4 ст. 271 НК РФ).
Пошаговая инструкция для руководителя – что он обязан сделать при выявлении факта воровства?
При обнаружении хищения имущества руководитель офиса должен:
- В первую очередь руководитель обязан составить акт о факте хищения на производстве.
- Написать заявление в полицию или передать полномочия на это начаьству.
- Далее проводится инвентаризация имущества с целью установления размера ущерба.
- Затем следует запросить у подозреваемого сотрудника объяснительную в письменной форме. Отказ зафиксировать в протоколе.
- Если сотрудник согласен возместить ущерб – издать приказ с точным указанием размеров убытка.
- В случае отказа добровольного возмещения ущерба обращаемся в суд или ждем следствия.
О том, как правильно составить акт хищения, вы узнаете из этой статьи.
Иные основания для учета похищенного имущества
У налогоплательщиков появляется вопрос: разрешается ли учитывать в расходах при налогообложении прибыли убытки от хищения имущества согласно пп. 20 п. 1 ст. 265 НК РФ? В данной ситуации не имело бы существенного значения документальное подтверждение неустановления виновного лица. Тогда можно было бы учесть в качестве расходов убытки от кражи, даже если виновное лицо все же установлено.
Данная норма закона в этой ситуации использоваться не может, поскольку имеется специальная норма, регулирующая порядок учета убытка от кражи — пп. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ. Этот момент учитывается судебными органами при вынесении решений по делу.
Однако в данном случае имеется исключение. Ведомства разъясняют, что налогоплательщики могут применять положения пп. 20 п. 1 ст. 265 НК РФ, если доходы отражаются как:
- суммы, которые на основании решения суда подлежат взысканию с виновного лица;
- как суммы полученного страхового возмещения.
Как списать недостачу при инвентаризации
Зачастую порча зависит от покупателей, клиентов или естественного износа, времени. В таких случаях порядок оформления следующий — нужно точно посчитать убыток, выраженный в денежных единицах, а затем выпустить приказ, согласно которому данный результат проверки должен быть внесен в категорию расходов на ведение деятельности. В таком случае стоит внимательно следить, чтобы ежемесячные суммы не превышали определенной нормы, а также имели подтверждение в виде кассовых чеков и объяснительных, в обратном случае вам может быть предъявлено обвинение в растрате.
Есть определенные заранее нормативы, они же называются — издержки обращения. К ним относятся все нехватки, которые образовались при вине покупателя. Приведем пример — в продуктовом магазине клиент нечаянно разбил товар, он не обязан за него платить. Но если объем издержек превышает норму, то нужно искать уже виновного. К примеру, если был задет весь стеллаж, то, возможно, виноват мерчендайзер, который расставил продукцию не по правилам.
И наиболее строго данные требования предъявляются в госучреждениях. В коммерческой фирме руководители часто закрывают глаза, даже когда нормативы явно превышены. А вот в госструктуре любая ценность — это часть государственного бюджета, поэтому баланс там ведется очень строго. Нехватка расценивается как нанесение прямого ущерба стране. В советские времена за такое можно было бы получить высшую меру наказания. Если руководитель отдаст приказ о списании недостачи по результатам инвентаризации на большую сумму, чем это положено, то факт будет рассматриваться как нецелевое использование госсредств и растрата. За это предусмотрена уголовная ответственность.
Как уже отмечалось, в налоговом учете суммы возмещения ущерба относятся к внереализационным доходам (п. 3 ст. 250 НК РФ).
У организаций, которые применяют кассовый метод в целях исчисления налога на прибыль, суммы возмещения признаются в составе доходов в момент их получения (п. 2 ст. 273 НК РФ). Поэтому в доходы включаются только фактически полученные суммы возмещения.
У организаций, применяющих метод начисления, такой доход отражается или на дату признания должником сумм ущерба, или на дату вступления в законную силу решения суда. Так установлено в подпункте 4 пункта 4 статьи 271 НК РФ. Следовательно, получив судебное решение, организация включает в доходы суммы, предъявленные виновному лицу, независимо от того, будет ли в дальнейшем от него получено возмещение. К внереализационным доходам для целей налогообложения прибыли относится сумма в соответствии с решением суда.
А как поступить с убытками от хищения? Налоговый кодекс указывает только на одно основание для их отражения. Они признаются, если отсутствуют виновные лица (подп. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ). Поскольку других оснований для отражения убытков от хищения не предусмотрено, сумма убытков при наличии виновного лица в состав расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль, не включается.
В бухгалтерском учете суммы возмещения ущерба относятся к прочим доходам. Основание — пункт 8 ПБУ 9/99. Такие доходы принимаются в суммах, присужденных судом (п. 10.2 ПБУ 9/99). Суммы возмещения учитываются в том отчетном периоде, в котором суд вынес решение об их взыскании.
Для учета суммы возмещения ущерба используется счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» или 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами». Счет 73 применяется, когда виновное лицо — работник предприятия, а счет 76 — если виновник не работает на данном предприятии.
Оформление кражи наличных денежных средств из кассы организации
Организация одновременно применяет два режима налогообложения: УСН и ЕНВД (розничная торговля). В организации произошла кража сейфа с наличными денежными средствами, сданными в этот день из кассы. Лицо, виновное в краже имущества, не установлено. На какой счет должна списаться эта сумма и где в налоговой отчетности ее нужно отразить?
Рассмотрев данный вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Сумма ущерба должна учитываться на счете 94 “Недостачи и потери от порчи ценностей” до появления у фирмы оснований, позволяющих покрыть недостачу за счет соответствующих источников. Если виновное лицо не установлено, суммы ущерба бухгалтер относит на финансовый результат.
В налоговом учете стоимость украденных материальных ценностей в расходах учитываться не будет, следовательно, и отражения в налоговой отчетности не найдет.
После того, как представители ОВД провели следственные мероприятия, фирма должна организовать полную инвентаризацию имущества в помещении, где была совершена кража. Проведение внеплановой ревизии в случае кражи предусмотрено п. 2 ст. 12 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ “О бухгалтерском учете” (далее- Закон N 129-Ф). Порядок проведения инвентаризации имущества организации и оформления ее результатов определен в Методических указаниях по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49. При этом инвентаризация кассы производится в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным решением Совета директоров Центрального банка Российской Федерации от 22.09.1993 N 40. Общие правила проведения инвентаризации таковы.
Для проведения инвентаризации в организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. В ее состав, как правило, входят должностные лица, главный бухгалтер и ответственные за сохранность материальных ценностей.
О проведении внеплановой ревизии руководитель фирмы издает приказ по форме N ИНВ-22, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88.
В нем следует указать:
– состав инвентаризационной комиссии;
– имущество, подлежащее ревизии;
– дата начала и окончания инвентаризации.
До начала проверки фактического наличия имущества инвентаризационной комиссии надлежит получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы. Председатель инвентаризационной комиссии визирует их с указанием “до инвентаризации на “. ” (дата)”, что должно служить бухгалтерии основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным и кассовой книге.
Материально-ответственные лица дают расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все поступившие деньги оприходованы, а выданные – списаны в расход.
Сведения о фактическом наличии имущества и реальности учтенных финансовых обязательств записываются в инвентаризационные описи или акты инвентаризации не менее чем в двух экземплярах. Для ревизии денежных средств предназначена опись N ИНВ-15.
Описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально-ответственные лица. В конце описи материально-ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий.
Итоги проверки обобщаются в форме N ИНВ-26 “Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией”. Бланк этого документа утвержден постановлением Госкомстата России от 27 марта 2000 г. N 26. Она подписывается главным бухгалтером и директором фирмы.
Затем издается приказ об утверждении результатов инвентаризации, который и будет служить основанием для внесения в регистры бухгалтерского учета соответствующих записей.
Результаты инвентаризации в бухгалтерском учете отражаются в том месяце, в котором она была закончена (п. 5.5. Методических рекомендаций). Таким образом, недостача похищенного имущества отражается не в том месяце, когда обнаружена кража, а в том, когда завершилась ревизия. Сумма убытка будет равна общей выявленной сумме похищенных денежных средств.
Согласно Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденной приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н, для обобщения информации о суммах недостач материальных и иных ценностей (включая денежные средства), выявленных в процессе их хранения и продажи, независимо от того, подлежат они отнесению на счета учета затрат на производство (расходов на продажу) или виновных лиц, предназначен счет 94 “Недостачи и потери от порчи ценностей”.
В бухгалтерском учете делается следующая запись:
Дебет 94 Кредит 50 – выявлена недостача денег в кассе.
Сумма недостачи должна учитываться на счете 94 до появления у организации оснований, позволяющих покрыть недостачу за счет соответствующих источников.
Если виновное лицо не установлено, суммы ущерба бухгалтер относит на финансовый результат (пп. 3 ст. 12 Закона N 129-ФЗ):
Дебет 91, субсчет “Прочие расходы” Кредит 94 – списана сумма недостачи на прочие расходы.
Обратите внимание, что сумма ЕНВД не зависит от реальных доходов и расходов организации. Налог рассчитывается исходя из вмененного дохода. Следовательно, учесть в расходах стоимость украденных ценностей и отразить ее в налоговой отчетности не представляется возможным.
При применении УСН стоимость украденных ценностей также не удастся принять на расходы, учитываемые при налогообложении, так как этого не предусматривает закрытый перечень расходов, содержащийся в п. 1 ст. 346.16 НК РФ.
Такой вывод поддерживают представители финансового ведомства и налоговых органов (смотрите, например, письма Минфина России от 18.12.2007 N 03-11-05/303, УФНС России по г. Москве от 30.05.2005 N 18-11/3/38165).
Следовательно, в налоговой декларации сумма ущерба отражаться не будет.
Если стоимость похищенного имущества будет компенсироваться за счет виновного лица (сотрудника организации), то в бухгалтерском учете это будет отражено следующими проводками:
Дебет 73-2 Кредит 94 – списан убыток за счет виновного лица;
Дебет 50 Кредит 73-2 – внесена виновником сумма ущерба в кассу.
В том случае, когда сумма недостачи удерживается из зарплаты работника, в учете делается запись:
Дебет 70 Кредит 73-2 – удержана из зарплаты работника сумма недостачи.
Порядок взыскания суммы причиненного ущерба с работника определен в ст. 248 ТК РФ.
Если у организации заключен договор с охранной фирмой, то она может взыскать убытки с нее, но при условии, что в соглашении должно быть оговорено, что охранники несут ответственность за украденную собственность. В этом случае нужно сделать такую проводку:
Дебет 76, субсчет “Расчеты по возмещению материального ущерба” Кредит 94 – списан убыток за счет охранного предприятия.
Однако, если ущерб возмещает охранное предприятие, то полученные деньги включаются в состав внереализационных доходов на основании п. 3 ст. 250 НК РФ (ст. 346.15 НК РФ).