Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как заполнять трудовую книжку в 2024 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
При потере ТК или приведения её в негодность (отсырела, истрепалась, и т.д), выдаётся дубликат — полная замена первоначального документа. В правом верхнем углу титульного листа пишется или ставится штамп “Дубликат”.
Переводы внутри компании
Перевод оформляется так же, но запись будет начинаться со слова «переведён…», далее указывается подразделение, должность (специальность, профессия, квалификация) сотрудника.
В столбце 4 нужно написать реквизиты приказа о переводе.
Внешнее совместительство
Работник сам решает, нужна ли ему запись в ТК о совместительстве. Если нужна, то основной работодатель вписывает соответствующие данные с указанием наименования ООО или ИП, даты, должности (профессии).
Чтобы это сделать, нужна копия приказа или справка о приёме на работу по совместительству, с заверенной подписью и печатью.
Как правильно сделать запись в трудовой книжке:
- столбец 3 — “Принят на работу по совместительству в … на должность …”;
- столбец 4 — “Копия приказа (справки) от … №…”.
На кого нужно заводить новые бумажные трудовые книжки
Новая трудовая книжка в бумажной форме заводится только для тех сотрудников, которые не отказались от ведения трудовых на бумаге. Менять трудовую не нужно — работники могут продолжать использовать старый бланк даже при трудоустройстве на новое место.
В случае утери или повреждения трудовой книжки необходимо оформить новую. Вкладыш заполняется, когда в старой трудовой заканчивается место для записей. С 1 января 2023 года, вместо потерянных или повреждённых бланков, необходимо заводить трудовые книжки нового образца.
Однако здесь есть некоторые тонкости. Если у работодателя имеются запасы бланков трудовых книжек и вкладышей к ним старого образца, то он, согласно п. 3 Постановления Правительства РФ от 24 июля 2021 года № 1250, вправе без ограничений продолжать использовать их. Иначе говоря, пока у вас есть запас ранее приобретённых бланков трудовых книжек, покупать бланки нового образца или новые вкладыши не требуется.
Изменения, связанные с введением новых бланков трудовых книжек, не затрагивают тех, кто только начинает трудовую деятельность и впервые устраивается на работу. Это связано с тем, что таким сотрудникам не требуется заводить бумажные трудовые. Все данные об их трудовой деятельности работодатели передают в СФР исключительно в электронном виде.
Порядок ведения трудовой книжки
Кадровикам следует учесть следующие изменения в данном разделе.
Добавлено уточнение, касающееся удаленной работы. По желанию дистанционного работника сведения о его трудовой деятельности работодатель должен вносить в трудовую книжку. Но для этого необходимо, чтобы трудовая была в отделе кадров, в том числе ее можно направить по почте заказным письмом с уведомлением (п. 2 Порядка).
Согласно п. 3 Порядка записи в трудовой книжке с сентября 2021 года могут быть полностью или частично произведены с использованием технического средства – то есть штампа (печати).
В разделе 2 «Заполнение сведений о работнике» Порядка говорится только, что изменение (дополнение) на титульном листе трудовой книжки записей о полученном новом образовании осуществляется путем дополнения имеющихся записей (если они уже имеются) или заполнения соответствующих строк без зачеркивания ранее внесенных записей (п. 8 Порядка). Однако в разд. 5 «Особенности заполнения дубликата трудовой книжки» имеется уточнение: названия видов и уровней образования, вносимые в документ, приведены в соответствие с действующим законодательством об образовании (основное общее, среднее общее, среднее профессиональное, высшее (бакалавриат, специалитет, магистратура, подготовка кадров высшей квалификации)). Данные записи можно делать только на основании документов об образовании – аттестата, удостоверения, диплома (пп. «в» п. 28 Порядка).
Новые формы трудовой книжки и вкладыша
Формы трудовой книжки и вкладыша в нее не менялись с 2003 года. В новые внесены незначительные правки:
- теперь есть указание, что отчество на первой странице (титульном листе) пишется только при его наличии;
- для сведений о работе в трудовой книжке отведено 14 разворотов, для сведений о награждении – 7 (ранее, напомним, их было поровну – по 10);
- сведениям о работе во вкладыше в трудовую книжку посвящено 12 разворотов и 5 – сведениям о награждении (ранее было 9 и 8 соответственно);
- указано, что печать на первую страницу трудовой книжки и вкладыша проставляется при ее наличии;
- в табличной части сведений о работе добавлено, что надо указывать не только статью и пункт закона, но и его часть.
Изменились особенности заполнения дубликата трудовой книжки. Добавили, что утративший трудовую книжку сотрудник должен немедленно об этом заявить работодателю, внесшему последнюю запись в трудовую книжку (значит, рассчитано, в том числе на тех сотрудников, которые в момент потери трудовой книжки нигде не работают). Уточнено, что работодатель должен помочь работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы, только если в потере книжки виноват работодатель. Сейчас же в Инструкции работодателю предписано оказывать содействие в любом случае. Срок на выдачу работодателем дубликата трудовой книжки с момента подачи работником заявления с сентября 2021 года будет составлять 15 рабочих дней (в Правилах говорится о 15 календарных днях).
В Порядке прописано, какие сведения о работнике вносятся на первую страницу дубликата трудовой книжки и на основании каких документов. Интересно, что аналогичная информация по поводу заполнения самой трудовой книжки отсутствует, так что можно использовать требования к дубликату (п. 28 Порядка). Например, заполнение сведений об образовании работника приведено в соответствие с Федеральным законом от 29.12.2012 № 273 «Об образовании в Российской Федерации». Если ранее в Инструкции оставались устаревшие записи об образовании, то сейчас они актуализированы. Запись об образовании должна быть следующей:
- основное общее,
- среднее общее,
- среднее профессиональное,
- высшее (бакалавриат, специалитет, магистратура, подготовка кадров высшей квалификации).
Как заполнять дубликат трудовой книжки
Когда утеряна трудовая книжка, необходимо оформлять дубликат этого важного документа. В данном случае законодательство предусматривает возможность получения копии трудовой книжки.
Для сокращения времени на оформление дубликата трудовой книжки необходимо заранее подготовить все необходимые документы, включая заявление о выдаче дубликата и подтверждение утери трудовой книжки.
Заполнение дубликата трудовой книжки производится также, как и основного документа. Весь процесс заполнения осуществляется в титульном листе, где прописаны все данные о работнике и организации.
За заполнение титульного листа трудовой книжки отвечает работодатель, который предоставляет заполненный и заверенный дубликат трудовой книжки сотруднику.
Как правило, при приеме на работу работодатель заполняет трудовую книжку, делая записи о сроке трудового договора, должности и других существенных моментах. При оформлении дубликата трудовой книжки нужно проверить, что все эти данные внесены в новый документ корректно, без ошибок и допущений.
Один из важных моментов при заполнении дубликата — это порядок заполнения листа трудовой книжки. Необходимо аккуратно вносить записи по мере трудоустройства или перевода на другую работу, чтобы избежать возможности допущения ошибок.
Также необходимо обратить внимание на правильное заполнение титульного листа дубликата трудовой книжки. Все данные о сотруднике и организации должны быть указаны корректно и без ошибок.
При заполнении копии трудовой книжки также требуется проверять наличие возможных ошибок и допущений. В случае обнаружения ошибок следует связаться с работодателем или организацией, которые занимались оформлением дубликата, для их исправления.
Надлежащее заполнение дубликата трудовой книжки позволит избежать неприятных ситуаций в будущем. Также стоит учесть, что в годы работы возможны изменения в законодательстве, поэтому важно быть в курсе всех изменений и правил заполнения дубликата трудовой книжки.
Общие требования к заполнению трудовой, вкладыша, дубликатов
Общие правила следует соблюдать всем нанимателям при заполнении трудовых вне зависимости от того, в какой раздел заносится требуемая запись. Полномочное лицо, которое отвечает за ведение трудовых, должно знать следующий минимум обязательных требований:
- Все записи заносятся вручную. При этом текст, цифры пишутся без ошибок, понятным почерком и без сокращений.
- Разрешается использовать перьевую либо гелиевую ручку, а также световодостойкие черные, синие либо фиолетовые чернила.
- Даты пишутся только арабскими цифрами, например: «13.08.2024».
- Не допускается зачеркивание любых записей.
- При наличии недействительной записи работнику по его же заявлению выдают дубликат трудовой. Но в него недействительную запись уже не включают.
Из выше сказанного следует, что изменение любой записи производится одинаково. Например, неверную запись о приеме на работу можно изменить следующим образом.
Сначала указывают порядковый № записи и дату ее занесения. Затем пишут: «Запись за № … недействительна». Тут же записывается ее правильная версия, которая звучит, условно говоря, так: «Принят на должность…».
После этого в гр. 4 записывают реквизиты приказа нанимателя о принятии на работу, на основе которого сделана неверная запись. Как вариант, указывают реквизиты иного документа, согласно которому привнесены правки.
Пример 1. Образец записи об увольнении по сокращению штата (п. 2 ст. 81 ТК РФ) в трудовой российского образца
Менеджера ООО «Стратегия защиты» Шаховскую Е. З. увольняют в связи со штатным сокращением. Последний день работы: 13.08.2024, основание: приказ нанимателя № 26. Требуемую запись об увольнении нужно сделать в разд. «Сведения о работе» трудовой книжки Шаховской Е. З. Далее в качестве образца приведен фрагмент этого раздела с уже занесенной записью.
|
№ зап. |
Дата |
Сведения о приеме на работу, переводе на др. постоянную работу, квалиф-ии, увольнении
(с указанием причин и ссылкой на ст-ю, п-т закона) |
Наименование, дата и № документа, на основании которого внесена запись | ||
| чис. | мес. | г. | |||
| 1 | 2 | 3 | 4 | ||
| 5 | 13 | 08 | 2024 | Уволена по сокращению штата работников организации, п. 2 ст. 81 Трудового кодекса Российской Федерации | Приказ от 13.08.2024 № 26 |
Поскольку мотивированная причина увольнения – штатное сокращение в ООО «Стратегия защиты», то сделанная запись в трудовой Шаховской Е. З. отображает именно это основание со ссылкой на п. 2 ст. 81 ТК РФ. Аналогичную запись при сокращении штата делает ИП.
Новый срок хранения трудовых книжек
С 1 января 2024 года вступают в силу изменения в правилах хранения трудовых книжек. Одним из основных изменений становится новый срок хранения документа, который составляет 75 лет с момента прекращения трудового отношения.
Ранее срок хранения составлял 55 лет, что порождало определенные проблемы. Многие работодатели не приступали к утилизации устаревших трудовых книжек, а бумажные документы занимали много места на складах и в архивах.
Новый срок хранения трудовых книжек позволяет сократить объемы бумажных документов, уменьшить затраты на их хранение и переработку. Это существенно упрощает работу предприятий и организаций в условиях цифровизации и автоматизации процессов.
Однако, необходимо отметить, что с изменением срока хранения возникают новые вопросы в отношении архивации и защиты информации. Учитывая срок хранения в 75 лет, требуется особое внимание к безопасности и сохранности трудовых книжек как в бумажном, так и в электронном виде.
Новые правила предусматривают возможность использования электронных копий трудовых книжек. Это позволяет сократить риски потери документации и облегчить ее последующий поиск и использование. Однако, необходимо соблюдать требования к электронной подписи и хранению электронных документов, чтобы обеспечить их юридическую значимость и неподдельность.
Помимо изменения срока хранения, новые правила также вносят изменения в процесс передачи трудовых книжек при переходе работника от одного работодателя к другому. Теперь предусмотрено бесплатное предоставление трудовой книжки новому работодателю, что должно способствовать более комфортному переходу сотрудников между компаниями.
| Период | До 2024 года | С 2024 года |
|---|---|---|
| Срок хранения | 55 лет | 75 лет |
При внешнем совместительстве
По желанию работника информацию о совместительстве можно внести в запись об основной работе. Для этого необходимо представить подтверждающий документ: справку от работодателя, оригинал или заверенную копию кадрового приказа.
Если сотрудник уже не работает по основному месту работы, запись может быть внесена работодателем, у которого он работает по совместительству. Записи могут быть упорядочены хронологически или сгруппированы в блоки, включающие информацию о приёме и увольнении одновременно.
Запись будет выглядеть следующим образом:
- в графе 1 — порядковый номер записи;
- в графе 2 — дата приёма на работу по совместительству;
- в графе 3 — сведения о наименовании работодателя, структурного подразделения организации, должности, специальности, профессии с указанием квалификации;
- в графе 4 — дата и номер приказа (распоряжения) о приёме на работу по совместительству.
Государственные приоритеты в системе вносимых записей
- Учет трудовой деятельности населения. Одной из главных задач системы вносимых записей является учет и отражение фактической трудовой деятельности граждан. Для этого в трудовой книжке указываются все места работы, должности, периоды занятости и основные сведения о выполнявшихся работах.
- Соблюдение трудовых прав и обязанностей. Важным приоритетом является соблюдение трудовых прав и обязанностей работников. В трудовой книжке отражаются все виды трудовых отношений, а также информация о выполнении трудовых функций и выполнении трудовых договоров.
- Социальная защита и льготы. Государство обеспечивает социальную защиту работников и предоставляет различные льготы. В трудовой книжке могут быть указаны сведения о получении пособий по временной нетрудоспособности, стажевых надбавок и других видов государственной поддержки.
- Повышение квалификации и профессиональное развитие. Система вносимых записей также отражает информацию о повышении квалификации и профессиональном развитии работников. В трудовой книжке может быть указано о прохождении курсов повышения квалификации, профессиональных тренингов и других мероприятий, способствующих росту профессионального уровня.
- Дополнительные отметки и сведения. Кроме основных приоритетов, система вносимых записей позволяет отражать дополнительные отметки и сведения. В трудовой книжке могут быть указаны награды и поощрения работника, заметки о профессиональных достижениях и другие события, имеющие значение для трудовой биографии работника.
Записи о начислениях и удержаниях
В трудовой книжке вносятся записи о начислениях и удержаниях, которые касаются заработной платы работника. Они отражают все платежи, выплачиваемые работнику, а также суммы, удерживаемые с его зарплаты по разным основаниям.
В разделе о начислениях указываются следующие сведения:
| Наименование | Сумма | Дата начисления |
| Оклад | 30000 руб. | 01.01.2024 |
| Надбавка за выслугу лет | 5000 руб. | 01.01.2024 |
| Премия | 10000 руб. | 01.02.2024 |
Основные изменения в бланке
- На титульном листе больше не отражаются сведения о незаконченном высшем или среднем образовании. В соответствующих графах информация указывается в рамках уровней общего и профессионального образования: среднее, полное общее, бакалавриат, магистратура, специалитет, повышение квалификации и т.д.
- Для указания даты рождения работника и для даты заполнения трудовой в новом бланке используются пустые графы. Специальный формат для указания дат, который применялся ранее, отменили.
- На титульнике появилась отметка «при наличии» для места печати. Это изменение соответствует действующим нормам, согласно которым компании не обязаны иметь свою печать.
- Число разворотов для заполнения сведений о работе увеличено до 14, а для сведений о награждениях — уменьшено до 7. В соответствии с утверждённой формой трудовой книжки вкладыш также должен изготавливаться с учётом уменьшенного количества разворотов: 12 для сведений о работе и 5 — для награждений.
Как заполнить трудовую при устройстве на работу?
Данные вписывают в раздел «Сведения о работе» ТК. Работник может поступить в порядке приёма или перевода из другой организации или ИП.
Для сотрудника со своей бумажной ТК нужно заполнить этот раздел в следующем порядке:
- в столбце 3 указывается полное и сокращённое наименование организации или ИП-работодателя. Например, «Индивидуальный предприниматель Степанов Степан Сергеевич (ИП Степанов С.С.)». Разрешено применять штамп с двумя видами наименований. Если сокращённое наименование не предусмотрено, указывать его не нужно;
- в столбец 1 под наименованием ставится порядковый номер записи;
- в столбец 2 – дата приёма в формате ХХ.ХХ.ХХXХ;
- в столбец 3 – сама запись о приёме на работу. Нужно написать должность, профессию, специальность, квалификацию. Например, «Принят на должность инженера по снабжению 1 категории»;
- в столбце 4 ставятся реквизиты приказа о приёме на работу. Если приказа нет — реквизиты трудового договора.